Popisná data jsou hlavním nástrojem pro vyhledatelnost mediálního souboru na portálu. Povinnost data vyplnit je konfigurována administrátorem separátně pro každý portál a položky definované jako povinné jsou ve formuláři indikovány znakem *.
Popisná data
V levé části obrazovky vidíme formulář pro zadání textových popisných dat, ikonka glóbu
vedle textového pole otevírá dialog pro zadání lokalizovaných verzí textů.
Ve zvláštním režimu funguje pole pro zadání štítků, kdy po vložení druhého znaku aktivuje našeptávač, který napovídá názvy štítků již zavedených v databázi příslušného portálu. Nový štítek založíme zadáním jeho názvu a tlačítkem + přidáme do seznamu. Samostatnou sadu (volitelných) štítků k použití může autorům předpřipravit administrátor portálu.
Dalším polem vytvářejícím strukturu je pole Autor(ři), které umožňuje (tlačítkem + či použitím klávesy Enter) přidat další řádky a tak vytvářet seznam, pokud je autorů více.
Formulář může dále obsahovat Volitelné štítky, E-mail a Pracoviště autora, Licenci média, jeho Rok vydání, nebo třeba Polohu související s médiem na mapě. Nabídka polí se může lišit podle portálu; některá se zobrazí jen tehdy, má-li je portál zapnuté.
Vyplněný formulář uložíme tlačítkem Uložit, případně Uložit a zavřít, kterým se vrátíme na seznam médií.
Aplikace šablony
Na popisná data souboru je možné aplikovat některou z připravených šablon, definovaných na portálu, tlačítkem Aplikovat šablonu v záhlaví formuláře.
Žádost o doplnění dat
Pokud je přihlášený uživatel někdo jiný než editor otevřeného mediálního souboru (typicky administrátor nebo redaktor, ale také editor, kterému je médium přístupné přes sdílenou složku), má k dispozici tlačítko Zaslat žádost o doplnění, které odešle editorovi/vlastníkovi mediálního souboru výzvu. Ta mu dorazí jako systémová notifikace a e-mail — podle toho, jak má nastavené zasílání notifikací.
Zatřídění
V pravé části obrazovky je k dispozici zatřídění mediálního souboru do vyhledávacích kritérií, definovaných administrátorem portálu. K definici virtuálně neomezeného množství kritérií má administrátor portálu k dispozici samostatnou agendu, kde definuje jak název kritéria, tak jeho přípustné hodnoty.
Vyhledávací kritéria jsou pro uživatele portálu k dispozici jako samostatně fungující filtry vyhledávání. Mediální soubor může mít přiřazenu více než jednu hodnotu konkrétního kritéria. Pokud je vyplnění některého z kritérií povinné, je tento požadavek indikován znakem *.
Sdílená složka
Mediální soubor může být nepovinně zařazen do stromové struktury složek, vytvořené na portálu opět jeho administrátorem; zařadit jej lze vždy do jedné složky, tlačítkem Přiřadit složku. Tyto složky mohou sloužit buď pouze ke třídění médií, podobně jako vyhledávací kritéria, nebo, pokud administrátor u složek definoval přiřazení k uživatelům, představují další možnost pro týmovou práci na portálu, kdy uživatelé, přiřazení ke složce, mohou spravovat všechny mediální soubory ve složce zařazené, nezávisle na jejich vlastníkovi / editorovi.